TIPPS FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE
Erneut im Fokus: Das Jahresmitarbeitergespräch
Das Jahresmitarbeitergespräch – im November habe ich ausführlich zu diesem Thema berichtet. Es gab eine tolle Resonanz und da Führungskräfte traditionell zum Jahresanfang ihre Jahresmitarbeitergespräche führen wurde ich gebeten, die wichtigsten Aspekte nochmals aktuell in Kurzform zu präsentieren.
Hier gibt’s also meine wichtigsten Tipps:
1. Prüfen Sie Ihre eigene Einstellung
Betrachten Sie das jährliche Mitarbeitergespräch nicht als lästige Verpflichtung; das nimmt ihnen jede Chance zur wertfreien Sicht auf die Dinge. Ihr Mitarbeiter hat das Recht auf dieses Gespräch; nutzen Sie die Gelegenheit zum Austausch und Klärung des Status Quo.
Seien Sie vorbereitet und informiert: hat der Mitarbeiter die letztjährigen Ziele erreicht und was wollen Sie für das aktuelle Jahr vereinbaren?
2. Sorgen Sie für Zeit
Zeit hat ja niemand und mangelnde Zeit ist die perfekte, häufigste und sinnloseste Ausrede ein Jahresmitarbeitergespräch nicht zu führen. Richten Sie einen festen Platz für Vorbereitung und Durchführung in Ihrem Terminkalender ein.
Führen Sie ein solches Gespräch niemals unter Zeitdruck.
3. Seien Sie aufmerksam
„Reden ist Silber und Schweigen ist Gold“ – das wussten schon unsere Großeltern zu beherzigen. Hören Sie zu, erfahren Sie welche Erfahrungen ihr Mitarbeiter z.B. mit der Erreichung der letztjährigen Ziele gemacht hat. Gab es Probleme, fiel ihm das leicht, war der Mitarbeiter gar unterfordert? Reden Sie nicht nur (über sich) selbst. Als Führungskraft schenkt man Ihnen doch ohnehin das ganze Jahr Gehör…und beurteilen Sie das Gehörte nicht.
Im systemischen Coaching macht jede Meinung in ihrem jeweiligen Kontext Sinn!
4. Wohin führt der Weg?
Arbeit muss den Arbeitenden persönlich voranbringen. Seien Sie daher vorbereitet und überlegen Sie sich gut: welche Entwicklungsmöglichkeiten hat Ihr Mitarbeiter, wie könnte der nächste Karriereschritt aussehen und welche Voraussetzungen sind erfüllt oder sollten trainiert werden? Lassen Sie Neigungen und Interessen des Mitarbeiters einfließen aber machen Sie auch klar, für Unternehmen und Mitarbeiter muss in der Förderung eine „win/win“ Situation entstehen.
Klären Sie potentielle Trainings und Weiterbildungen bereits im Vorfeld ab: wer sucht das aus und genehmigt das? Was ist sinnvoll, mit welchen Trainern und Coaches hat das Unternehmen bereits Erfahrungen gemacht?
5. Regelmäßigkeit ist Trumpf…
Ein einzelnes Gespräch im Jahr zu führen ist zweifelsfrei nicht sinnorientiert. Geben Sie Mitarbeitern regelmäßig Feedback; besonders in auffälligen Situationen macht es keinen Sinn, monatelang bis zum nächsten Jahresmitarbeitergespräch zu warten. Oft ist unmittelbares Handeln gefordert – nichts ist im Zweifel so getrübt wie die Erinnerung an eine lange zurückliegende Situation.
Folgerichtig muss auch nicht jede Begebenheit der letzten zwölf Monate in DAS Jahresgespräch gezwängt werden.
6. Individualität ist besonders wichtig
Handeln Sie keinesfalls nach „Schema F“. Ihre Mitarbeiter sind individuelle Persönlichkeiten und sollten als solche wahrgenommen und behandelt werden. Vereinbaren Sie immer persönliche Ziele; nicht alle Außendienstmitarbeiter im Vertrieb können gleichermaßen um xy% den Umsatz steigern oder jede Woche eine bestimmte Kundenbesuchsquote erfüllen.
Orientieren Sie sich doch an der SMART Formel – ein tolles Instrument.
7. Nur schriftliches zählt…
Kritik und Lob, Entwicklungspotentiale und zu erreichende Ziele sind unbedingt schriftlich zu fixieren. So kommen keine Zweifel zum besprochenen auf; alles bleibt transparent und nachvollziehbar. Das Original behält der Mitarbeiter und eine Kopie gehört in die Personalakte. Mit der Einladung zum nächsten Gespräch brauchen Sie diese Gedankenstütze wieder…
Also, ich hoffe, ich konnte Ihre Fragen beantworten und für weitere Motivation sorgen. Das Jahresmitarbeitergespräch ist ein überaus nützliches Tool, wird leider von vielen Führungskräften noch immer maßlos unterschätzt.
Wie immer gilt: wer nicht fragt…
For all my dear English readers:
In focus again: The annual staff appraisal interview
The annual staff appraisal interview – in November I reported in detail on this topic. There was a great response and since managers traditionally conduct their annual employee appraisals at the beginning of the year, I was asked to present the most important aspects again in brief.
So here are my most important tips:
1. check your own attitude
Do not regard the annual appraisal interview as an annoying obligation; it will deprive you of any chance of a non-judgemental view of things. Your employee has the right to this interview; take the opportunity to exchange ideas and clarify the status quo.
Be prepared and informed: has the employee achieved last year’s goals and what do you want to agree on for the current year?
2. take your time
Nobody has time and lack of time is the perfect, most frequent and most pointless excuse not to have an annual employee interview. Set up a fixed appointment for preparation and execution in your calendar.
Never hold such a meeting under time pressure.
3. be attentive
„Talk is silver, but silence is golden“ – our grandparents already knew how to take this to heart. Listen, learn what experiences your employee has had, e.g. with the achievement of last year’s goals. Were there any problems, was it easy for him, was the employee underchallenged? Don’t just talk (about yourself). As a manager, you are listened to all year long anyway…and don’t judge what you heard.
In systemic coaching every opinion makes sense in its respective context!
4. where do we go from here?
Work must personally advance the working person. Therefore, be prepared and
think carefully about what development opportunities your employee has, what could the next career step look like and what requirements have been met or should be trained? Let the employee’s interests flow in, but also make it clear that a „win/win“ situation must arise for both sides should be the result.
Clarify in advance which trainings make sense. Who chooses them, and who approves them? With which trainers has the company already had good experience?
5. Regularity is the trump card…
One single interview a year does not suffice. You should give your employee regular feedback, especially when conspicuous situations arise. It makes no sense to wait for the next annual employee interview. Very often immediate action is needed. By the time the annual interview comes up, remembrance can be clouded for a situation that happened month ago.
Consequently, not every situation of the last twelve months should be squeezes into THE annual meeting.
6. individuality is particularly important
Do not use a cookie cutter approach. Your employees are individual personalities and should be perceived and treated as such. Always agree on a personal goal; not all sales representatives can equally increase sales by xy% or fulfill a certain customer visit rate every week.
Use the SMART formula for orientation – a great instrument.
7. only written information counts…
Criticism and praise, development potentials and goals to be achieved must be set out in writing. This way, there is no doubt about what has been discussed; everything remains transparent and comprehensible. The employee keeps the original and a copy belongs in the personnel file. With the invitation to the next interview, you need this record again…
Well, I hope I was able to answer your questions and keep you motivated. The annual appraisal interview is an extremely useful tool, which is unfortunately still underestimated by many managers.
As always: who doesn’t ask…
