TIPPS FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE

Im Fokus: Das Jahres­mitarbeiter­gespräch

Das Jahresmitarbeitergespräch – für mich ist es eines der wichtigsten Tool für Führungskräfte. Aber was genau ist das eigentlich, und was gilt es zu beachten?

Lassen Sie sich nicht vom komplizierten Wort abschrecken, denn was dahinter steckt macht sehr viel Sinn. Ein Jahresmitarbeitergespräch ist, einfach gesagt aber nicht regelmäßig getan, ein Treffen auf Augenhöhe zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. In jährlichen Abständen legen diese zusammen Ziele fest, besprechen die vergangenen Entwicklungen im gemeinschaftlichen Arbeitsleben des Mitarbeiters und entwickeln zum Beispiel mögliche Fördermaßnahmen, wenn sich der Mitarbeiter in einer bestimmten Richtung spezialisieren bzw. weiterbilden möchte oder einen bestimmten Karriereweg verfolgt.

Das allein sind bereits gute Gründe spätestens jetzt als Führungskraft Terminvorschläge für solch’ ein Gespräch an Ihre Mitarbeiter zu verschicken. Falls Sie noch mehr Argumente brauchen: Das Jahresmitarbeitergespräch bietet Ihnen die tolle Gelegenheit, ein besseres Verständnis für Ihre Mitarbeiter zu bekommen, Stimmungen im Unternehmen aufzufangen, Verbesserungsvorschläge zu erhalten und Ihre Themen im ruhigen Rahmen zu besprechen. Alles „all inclusive“ – einfacher geht’s nicht!

So bereiten Sie sich vor

Wer das große Potential des Jahresmitarbeitergesprächs voll ausschöpfen möchte, sollte einige Dinge beachten: Der Startschuss wird mit einer Terminabsprache gesetzt. Sie sollten sich gemeinsam frühzeitig auf einen Zeitpunkt festlegen, damit das Vorhaben nicht im Sand verläuft. Hier haben Sie als Führungskraft die alleinige Verantwortung und Bringschuld.
Die meisten Unternehmen verfügen über Leitfäden und Protokollvorgaben zum Ablauf bzw. zur Archivierung solcher Gespräche und die engen gesetzlichen Vorgaben (Datenschutz) sind unbedingt einzuhalten. Außerdem sollten Sie Wert darauflegen, eine Atmosphäre zu schaffen, die beim Mitarbeiter für Entspannung sorgt. Reservieren Sie unbedingt rechtzeitig einen Raum, in dem ungestört gesprochen werden kann.
Gute Führungskräfte stellen dem Mitarbeiter die Protokollvorgaben und das Protokoll des letzten Gespräches bereits mit der Einladung nochmals zur Verfügung. Eine weitere Empfehlung: Bringen Sie Freigaben für zum Beispiel Weiterbildungsmaßnahmen direkt zum Gespräch mit, statt im Nachgang Anträge zu schreiben. Damit signalisieren Sie dem Mitarbeiter Verbindlichkeit und Verlässlichkeit, zwei Eigenschaften, die auch sonst in Ihrem Handeln als Führungskraft stets eine Rolle spielen sollten.
Überlegen Sie sich außerdem schon vorher, welche Themen Sie besprechen möchten. Auch machen Sie sich am besten Gedanken darüber, welche Ziele Sie als sinnig erachten, wie Sie die Leistungen des Mitarbeiters bewerten und welche Fördermöglichkeiten Sie sehen, um den Mitarbeiter in seiner Entwicklung zu unterstützen.

Übrigens, ein weiterer Tipp: Sich daran zu erinnern, dass der jüngste Sohn der Mitarbeiterin gerade eingeschult wurde, oder die Tochter des Mitarbeiters sich für Ballett begeistert, schafft Nähe und Vertrauen zwischen Ihnen als Führungskraft und dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin. Die Wirkung solcher Dinge sollten Sie nie unterschätzen!

Wertvolles Feedback geben

Loben und Kritisieren – beides will gelernt sein und geht weit über ein „Gut gemacht!“ oder „Machen Sie das bitte noch mal!“ hinaus. Sie sollten sich immer daran erinnern, dass Sie als Führungskraft ein Vorbild für Ihre Mitarbeiter sind – ein gutes hoffentlich! Sie sind nicht nur Chef/in sondern auch Coach und Ratgeber/in. Daher heißt es zuerst: Zuhören. Seien Sie ein aktiver, aufmerksamer Zuhörer für Ihr Gegenüber. Sowohl für Lob als auch für Kritik gilt, dass beides möglichst klar und verständlich formuliert sein sollte. Lobhudelei bringt niemandem etwas und ist dem Mitarbeiter/ der Mitarbeiterin unter Umständen sogar unangenehm. Wer schwammig oder pauschale Kritik formuliert, wird keine Besserung, sondern nur Frustration verursachen. Daher formulieren Sie Ich-Botschaften, seien Sie höflich und verpacken Sie beispielsweise negative Kritik nach Sandwich-Art in zwei positive Anmerkungen. Kritik ist gut, also schrecken Sie nicht davor zurück. Übung macht den Meister und je besser und klarer Sie sich ausdrücken, desto besser werden die Ergebnisse am Ende sein!

Nutzen für den Mitarbeiter generieren

Mitarbeiter können in einem Jahresmitarbeitergespräch besonders von einer Zielvereinbarung profitieren. Gemeinsam mit ihrer Führungskraft können sie Pläne schmieden und ihre Karriere planen. Sie legen messbare aber vor allem auch realistische Ziele fest, die sie im Laufe des nächsten Jahres erreichen möchten. Bedenken Sie außerdem, dass Sie den Mitarbeiter nicht umsonst für die Durchführung spezifischer Tätigkeiten eingestellt haben – warum sollten Sie da auf seine Perspektive und auch Expertise als Fachmann verzichten wollen? Zeigen Sie also aktiv Interesse an seinem Wissen und seiner Meinung, damit würdigen Sie ihn und seine Leistungen für das Unternehmen. Vielleicht hat er oder sie ja eine Lösung für ein Problem, das schon länger besteht im Unternehmen besteht? Ein weiterer positiver Effekt: Ein motivierter und sich wertgeschätzt fühlender Mitarbeiter wird besonders aktiv am Verbesserungsprozess des Unternehmens teilhaben wollen und Ihren Ideen und Ansichten offener entgegenstehen. 

Die Mitarbeiter sind für ein Unternehmen das wertvollste Kapital. Dieses Kapital gilt es pfleglich zu behandeln; insbesondere in Zeiten in denen Fachkräfte am Markt bequem zwischen einer großen Auswahl an freien Stellen in verschiedenen Unternehmen wählen können.

Ich sehe mich als Sparringspartner der Unternehmungen, ihrer Führungskräfte und der Arbeitnehmer. Im optimalen Fall erstreckt sich mein Mandat auf alle Gruppen im Unternehmen, dies vereinfacht die interne Vorgehensweise und Abstimmung. Im Systemischen Coaching kommt es ja insbesondere darauf an, ein guter Zuhörer zu sein, eigene Erfahrungen und Annahmen auch mal auszublenden und dem Gesprächsinhalt Raum zu geben. Meine Gesprächspartner kennen sich auf ihren persönlichen Landkarten für gewöhnlich sehr gut aus und bedürfen manchmal nur eines kleinen Perspektivwechsels um zu eigenen, neuen Erkenntnissen zu gelangen.

Melden Sie sich gerne bei mir und wir überlegen zusammen, wie ein Jahresmitarbeitergespräch in Ihrem Unternehmen zu mehr Wertschöpfung beitragen könnte.

For all my dear English readers:

In focus: The annual staff appraisal interview

The annual appraisal interview – for me it is one of the most important tools for managers. But what exactly is it and what do I have to consider? 

Don’t let the complicated word deter you, because what is behind it makes a lot of sense. Simply said, but not regularly done, an annual appraisal interview is a meeting at eye level between employee and manager. Annually, they set goals together, discuss past developments in the employee’s collective working life and, for example, develop possible support measures if the employee wishes to specialize in a particular direction, further his or her education or pursues a particular career path. 

These alone are already good reasons, at the latest now as a manager, to send a date suggestion for such an interview to your employees. If you need more arguments: The annual appraisal interview offers you a great opportunity to gain a better understanding of your employees, to absorb the atmosphere in the company, to receive suggestions for improvement and to discuss your topics in a relaxed atmosphere. Everything „all inclusive“ – it couldn’t be easier!

How to prepare yourself

If you want to fully exploit the great potential of the annual employee appraisal interview, you should consider a few things: It starts with arrangements to set a date. A mutually agreed date should be found well ahead of the date, to ensure our topic will not peter out. As a manager, you have sole responsibility and the obligation to deliver. 

Most companies have protocol requirements for the procedure and for the archiving of such discussions. Legal requirements (data protection) must be strictly adhered to. In addition, you should attach importance to creating an atmosphere that provides relaxation for the employee. Make sure you reserve a room well ahead of time where you can speak undisturbed.

Good managers will provide the employee the minutes of the last meeting together with the invitation. Another recommendation: Bring approvals for further training measures, for example, directly to the interview instead of writing applications afterwards. In this way you signal commitment and reliability to the employee, two qualities that should always play a role in your actions as a manager.

In addition, consider in advance which topics you would like to discuss. It is also best to think before the interview about what goals you think make sense, how you evaluate the employee’s performance and what support opportunities you see to support the employee in his or her development.

By the way, another tip: Remembering that the employee’s youngest son has just started school or that the employee’s daughter is enthusiastic about ballet training creates closeness and trust between you as a manager and the employee. You should never underestimate the effect of such things!

Giving valuable feedback

Praise and criticism – both have to be learned and go far beyond „well done“ or „please do it again“. You should always remember that as a manager you are a role model for your employees – hopefully a good one! You are not only the boss but also a coach and advisor. That´s why, first and foremost, you have to listen. Be an active, attentive listener for your counterpart. Both, praise and criticism should be formulated as clearly and comprehensibly as possible. Flattering is of no use to anyone and may even be unpleasant for the employee. Anyone who formulates vague or ambiguous criticism will not improve the situation but will only cause frustration. Therefore, formulate I-messages, be polite and wrap negative criticism sandwich-like in between two positive remarks. Criticism is good, so do not shy away from it. Practice makes perfect and the better and clearer you express yourself, the better the results will be in the end!

Generating benefits for the employee

Employees can particularly benefit from a target agreement in an annual appraisal interview. Together with their managers, they can make plans and plan their careers. They set measurable but above all realistic goals that they want to achieve in the course of the next year. Also, remember that you didn’t hire the employee to perform specific tasks for nothing – why would you want to do without his perspective and expertise as a professional? So, show an active interest in his knowledge and opinion, and you will be paying tribute to him and his achievements for the company. Perhaps he or she has a solution to a problem that has existed in the company for some time? Another positive effect is that a motivated and appreciative employee will want to take an active part in the company’s improvement process and will be more open to your ideas and views. 

Employees are a company’s most valuable asset. This capital must be treated with care, especially in times when skilled workers on the market can comfortably choose between a large selection of vacancies in different companies.

I see myself as a sparring partner for companies, their managers and employees. In the best case, my mandate extends to all groups in the company, which simplifies the internal procedure and coordination. In systemic coaching, it is particularly important to be a good listener, to ignore one’s own experiences and assumptions and to give room to the discussion content. My conversational partners usually know their way around on their personal maps very well and sometimes only need a small change of perspective in order to gain their own new insights.

Feel free to contact me and we will consider together how an annual employee interview could contribute to more added value in your company.